====== AA 4 4 Anweisung Prozesserstellung ======

===== Grundlagen =====

Kapitel 4 Abschnitt 4.4. „QM ‐System und dessen Prozesse“.

===== Gültigkeit =====

Diese Anweisung betrifft alle Personen, die Prozessbeschreibungen erstellen.

===== Ziel und Grund =====

Die Vereinheitlichung der Prozessbeschreibungen im Unternehmen und die Sicherstellung der richtigen Inhalte.

===== Allgemeines =====

In unserem Unternehmen werden Prozessbeschreibungen nach vielfältiger Art erstellt. Um eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten, wurde diese Arbeitsanweisung erstellt.

===== Zu beachtende Punkte bei der Erstellung von Prozessbeschreibungen =====

__In jeder Prozessbeschreibung beachten wir die folgenden Anforderungen:__

  * Prozesseingaben
    * Die Eingaben, die für den Prozess notwendig sind. Beispiel: Personalbestand,
    * Das Prozessergebnis, das zu erwarten ist, muss festgelegt und dem Anwender bekannt gemacht sein. Beispiel: Weiterleitung der Unterlagen an die Verwaltung zur Datenpflege.
  * Kriterien und Methoden zur Durchführung
    * Die Kriterien zur Durchführung müssen hervorgehen. Beispiel: Neuauftrag
    * Die Methode zur Durchführung ist festgelegt.
  * Art der Messung
  * Jeder Prozess kann gemessen werden. Manchmal macht es aber keinen Sinn, da der Prozess von geringer Bedeutung ist.
  * Messmethoden
    * Die Methode der Messung kann für jeden Prozess in der Beschreibung oder global festgelegt werden. Beispiel: Informationsbericht, Formblatt
  * Leistungsindikatoren
    * Sie bestimmen die signifikanten Faktoren für die erfolgreiche Durchführung. Beispiel: Personal muss geeignet sein.
  * Verantwortungen/Befugnisse
    * Sie werden bei jeder Prozessbeschreibung genannt, um eindeutige Zuordnungen gewährleisten zu können.
  * Prozessrisiken, Chancen und abgeleitete Maßnahmen
    * Sie werden benannt und beachtet bei der Beschreibung des Prozesses. Sie müssen jedoch nicht zwingend im Prozess beschrieben sein.
  * Prozessüberwachung
    * Die Prozessüberwachung kann explizit festgelegt sein oder sie ergibt sich aus dem Prozess. Beispiel: Bestellungen werden vom System oder durch einen Ordner überwacht. Die Rechnung kommt jedoch stets von ganz allein.
  * Änderungen
    * Prozessänderungen müssen beschrieben und dokumentiert sein, damit alle Beteiligten auch die Änderungen kennen. Beispiel: Die Verantwortung für die Beschaffung wechselt.
  * Prozessverbesserungen
    * Prozessverbesserungen werden bei Erkennung einer Verbesserung durchgeführt, werden als Hinweis Dritter oder systematisch durch Auswertungen erkannt.
  * Dokumente und deren Aufbewahrung
    * Notwendige und festgelegte Dokumente/Informationen werden durch das QM‐ System gelenkt oder für den Prozess speziell festgelegt.
  * Prozessabfolge und deren Wechselwirkungen
    * Bei jedem Prozess werden die logischen Abfolgen und Wechselwirkungen beschrieben. Beispiel: Abfolge der Schritte bei Auftragsbeginn.